Privacy nel condominio: garanzie per i dati personali

La privacy nel condominio è un tema importante per l’amministrare, è necessario infatti, che  utilizzi i dati personali dei vari condomini al fine di gestire il condominio stesso; per tale ragione è stato elaborato un vademecum dal Garante della Privacy che ha lo scopo di risolvere alcuni dubbi sull’adeguata applicazione delle regole in merito  al trattamento dei dati personali in condominio, come ad esempio l’accesso dell’assemblea agli archivi, le comunicazioni agli interessati, i rapporti con l’amministratore, ecc.

Linee guida per la tutela della privacy nel condominio

All’interno del vademecum sopra citato, sono indicate le linee guida che sanciscono le regole di comportamento, al fine di impiegare in maniera corretta i dati personali nella vita di condominio.
Esso prevede le modalità di bilanciamento di opposte esigenze, da un lato la tutela della privacy dei singoli condomini e dall’altra la corretta gestione dell’attività di condominio.

Le linee guida trattano otto argomenti distinti: l’amministratore; l’assemblea; la bacheca condominiale; la gestione trasparente del condominio; la videosorveglianza; il condominio digitale;il diritto di accesso ai propri dati e altri diritti; ulteriori chiarimenti.

L’amministratore e la privacy nel condominio                                              

L’assemblea può nominare come “responsabile del trattamento” dei dati personali l’amministratore, che avrà l’onere di controbilanciare la necessità di trasparenza con la necessità di riservatezza; è ovvio che i dati che potrà trattare sono esclusivamente quelli pertinenti alla gestione e all’amministrazione del condominio.
I dati che si possono utilizzare sono: dati anagrafici, indirizzi, numeri di telefono fisso o cellulare, indirizzo e-mail (forniti dal condomini o risultanti da pubblici elenchi).

L’utilizzo di questi dati deve sempre essere oculato ed effettuato secondo le regole di buon senso, invece per quanto attiene ai c.d. dati sensibili o giudiziari, solo se indispensabili per l’amministrazione del condominio.

Inoltre se i dati riguardano soggetti terzi, questi dovranno essere adeguatamente informati sulle motivazioni e le modalità del trattamento.
Sarà onere dell’amministratore conservare tutta la documentazione, sia cartacea che telematica, relativa ai condomini; organizzare apposite misure di sicurezza per tutelare i dati personali; comunicare, mediante affissione nel condominio, a tutti i condomini sia i suoi dati anagrafici che quelli professionali.

Dati che può raccogliere l’amministratore di condominio

In sintesi, a tutela della privacy, i dati che l’amministratore può acquisire sono: informazioni (generalità, codice fiscale, residenza o domicilio) che permettono l’identificazione e il contatto dei singoli condomini, proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari; egli ha la facoltà di richiedere anche i dati catastali. Al contrario non può chiedere copia dell’atto di compravendita in cui sono riportati i dati.
Inoltre potrà capitare che vengano richiesti dati per garantire le “condizioni di sicurezza” delle parti in comune dell’edificio.

Privacy nel condominio e casi particolari

Se all’assemblea partecipano soggetti terzi, come tecnici o consulenti, il vademecum prevede che questi possono rimanere solo per trattare uno specifico tema per cui è richiesta la loro necessaria presenza dall’ordine del giorno. L’assemblea per essere videoregistrata deve avere il consenso informato di tutti i partecipanti, le registrazioni verranno poi custodite.

Inoltre, nelle bacheche non dovranno  essere inserite comunicazioni inerenti a  dati personali dei singoli condomini;  verbali di assemblea; o comunicazioni relative a morosità  dei condomini.

I condomini dovranno essere in formati in merito ai dati raccolti che li riguardano, e sulle spese e gli eventuali inadempimenti condominiali degli altri condomini.

Tutela della privacy in caso di videosorveglianza

In caso di installazione di videocamere di sorveglianza, bisogna distinguere la tutela delle singole proprietà immobiliari:  (quando il singolo condomino installi questi apparecchi per fini esclusivamente personali e nell’ambito del proprio appartamento). Non si applicano, in tal caso, le norme sulla privacy; invece nel caso di controllo delle aree comuni: saranno applicate le norme del Codice della privacy.

In quest’ultimo caso sarà necessario innanzitutto che l’installazione sia deliberata dall’assemblea con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio; le telecamere siano indicate con specifici cartelli, le registrazioni siano conservate per un limitato arco di tempo  24-28 ore , le telecamere dovranno registrare immagini solo relative alle aree comuni; i dati dovranno essere salvaguardati con specifiche misure di sicurezza; lo stesso vale per i videocitofoni.

Privacy e sito internet

L’assemblea, con apposita delibera, approvata con la maggioranza degli intervenuti che costituiscano la metà del valore dell’edificio, potrà imporre all’amministratore di adoperarsi per dare vita ad un sito internet, attraverso il quale i condomini possano consultare ed estrarre copia digitale dei documenti previsti nella delibera assembleare.

La gestione dei dati all’interno del sito dovrà essere effettuata nel rispetto dei principi di
necessità e proporzionalità del trattamento.

I condomini possono accedere ai dati che li riguardano presentando domanda all’amministratore, e hanno il potere di far aggiornare, rettificare, integrare i dati o chiedere la trasformazione, il blocco o la cancellazione nell’ipotesi in cui vengano utilizzati contro la legge.

© condominio.it – tutti i diritti riservati

Condividi su:

Puoi essere il primo a lasciare un commento.

Lascia un commento