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CONDOMINIO: Il rendiconto ed il disavanzo

lunedì 9 Settembre , 2019

Credo sia importante fare una breve sintesi e il punto su quello che può definirsi il “rendiconto condominiale perfetto” ad oltre tre anni dall’entrata in vigore della legge di riforma del condominio.

Cominciamo col precisare come il Legislatore, con il nuovo art. 1130-bis del codice civile, abbia voluto introdurre una norma ad hoc e di specialità in ambito condominiale, escludendo richiami espressi alle norme che invece regolano il bilancio di esercizio aziendale.

Comprendo parlare di rendiconto sia più facile che parlare di Stato Patrimoniale, ma per un amministratore di un condominio la quadratura ed il prefetto bilanciamento di attivo e passivo a fine anno deve essere un punto fermo, anche se non si tratta di un bilancio aziendale.

Non di rado però ricevo risposte che evidenziano la divisione storica tra l’amministratore prima e dopo la recente riforma condominiale, ma anche una abitudine non ragionieristica alla quadratura dei conti. 

Spesso si sconfina nell’alibi dell’arrotondamento sbagliato da parte del programma, ma un ragioniere di sempre, quello con le manichette bianche ai polsi, ha come puntiglio la perfezione dei conti e questo puntiglio è ragione di semplici conoscenze che non possono più nemmeno ai tempi dei computer sfuggire o essere aleatorie.

Di recente ho ricevuto da un amministratore questa risposta alle domande del perché di una squadratura nel bilancio nelle voci dello stato patrimoniale:

Sarà dato da arrotondamenti nei saldi dei condomini trasferiti da un es. all’altro, lo può spiegare alla software house.

Desidero allora provare a cimentarmi in una spiegazione semplice, forse riduttiva, che evidenzi come in un condominio la perfetta contabilità possa essere veramente alla base della conoscenza e capacità di tutti. 

In fin dei conti, ogni padre e madre di famiglia, ogni gruppo di amici insieme in vacanza, sa cosa significa prevedere e pianificare delle spese, avere il denaro, verificare quanto speso e quindi il “resto” nel borsellino.

Proviamoci trasportando quindi il tema in un progetto di un viaggio tra amici e scusatemi se cerco di spiegare il banale, che però alla fine nei bilanci condominiali spesso si perde.

Un gruppo di amici programma un viaggio alla fine della maturità per un anno nel mondo. Una vacanza studio.

Insieme stendono un programma e si chiedono quanto denaro servirà, quali esigenze particolari nascono, come dividersi le spese. Non tutti sceglieranno le stesse soluzioni, spesso parteciperanno solo alcuni a qualche visita, a qualche esperienza, nella giusta libertà di ognuno.

Nasce quindi un piano che porta su righe e colonne l’espressione di questo preventivo.

Se tutto fosse divisibile per semplici partecipanti, il totale del preventivo determinerebbe una sola quota o rate di previsione di spese identiche per tutti, ma poiché a diverse proposte seguono diverse adesioni, nascono più colonne dove ognuno aggiunge la propria preferenza.

Quindi nascono diversi criteri di divisione di alcune specifiche spese, che chiameremo “tabella” di ripartizione, per ogni colonna di spesa. Ogni colonna avrà quindi un suo totale ed un criterio proprio di divisione tra gli aderenti alla spesa.

Vi sono poi alcune spese, che possono essere veramente “personali”, frutto della libertà di ciascuno o di scelte non programmate e del momento.

Nella previsione di spesa globale per questa iniziativa, possono essere previsti degli imprevisti, o una percentuale proprio per queste “divagazioni” personali di spesa.

Spesso quindi qualche genitore o qualche progetto particolare, “finanzia” questo viaggio, prevede un rimborso o una agevolazione, che richiede una previsione ed un rendiconto speciale (vedi documentazione per un’agevolazione fiscale in un condominio).

Fino a qui tutto chiaro? 

Uno degli amici si offre a gestire la cassa comune e vengono quindi chiesto ai compagni di viaggio un versamento pro quota di rate determinate in ragione dei previsti pagamenti su iniziative nel tempo del piano di viaggio. Abbiamo quindi parlato di rate.

Non esiste di per sé un patrimonio iniziale, un resto da un viaggio precedente dell’anno prima. La cassa comune parte da zero, si riempie con le rate versate e si svuota al pagamento delle iniziative.

Il viaggio inizia e le previsioni di spesa a mano a mano si avverano, qualche spesa imprevista si aggiunge, ma il pensiero del cassiere è sempre quello di raccogliere precisamente tutta la documentazione di spesa e di allegare gli scontrini dei pagamenti o i bonifici. Subito dopo prende in mano il prospetto di previsione, il famoso tabellone con le colonne e con l’evidenziatore segna con un colore la spesa sostenuta, correggendo eventualmente l’importo previsto con l’esatta spesa sostenuta e con un altro colore se la spesa è stata quindi saldata all’istante o seguirà il pagamento.

Ogni sera verifica la sua cassa. Salvo quanto ancora da pagare, ma è noto e di cui si deve tenere conto, accantonando in un’altra tasca del borsellino quanto già a debito e richiede un successivo pagamento, ciò che rimane disponibile da spendere è uguale al totale rate incassate e quindi al fondo cassa o al saldo banca se le rate sono state accantonate su un conto specifico per questa esperienza, meno quanto realmente sostenuto di spesa e documentato.

Ho speso una cifra, il che significa che quella cifra l’ho spesa o l’ho da pagare ancora, ma ne ho preso nota.

So sempre quindi che la spesa documentata ad oggi, nel totale è uguale a quanto ho pagato in contanti sommato a quanto dovrò la sera versare a bonifico. Il tutto bilancia.

Uno sconto ricevuto non cambia il ragionamento, così un arrotondamento o una mancia pagata, perché essa sarà documentata sul documento di spesa ed accompagnata da un pagamento parziale o totale e quindi un necessario saldo da effettuale, pari alla spesa scontata, più l’eventuale mancia, come da scontrino della carta di credito o fattura, o ricevuta fiscale o banalmente scontrino di spesa.

Ogni scontrino, ogni ricevuta, ogni fattura documenta la spesa, ogni pagamento con scontrino POS, contante e quindi scontrino cassa, si bilanciano a vicenda.

Alla fine, quanto mi avanza in cassa o in banca, a fine viaggio, dal tabellone di spese del viaggio, con le sue colonne, con i colori che evidenziano le spese sostenute con gli importi aggiornati, determinano un consuntivo, analogamente come il preventivo e le differenze ancora da chiedere a ciascun compagno di viaggio, o quanto da restituire per non essere stato speso rispetto alle previsioni.

Ora il cassiere, ha ricevuto dei versamenti ad inizio viaggio, ha speso e pagato durante il viaggio, deve ancora effettuare qualche saldo, ma sa precisamente quali debiti sono ancora aperti o sa qualche rendiconto di spesa che deve ancora ricevere (una fattura in ritardo) ed ha segnato tutto sul suo brogliaccio o giornale di cassa giornaliero.

Non può mancargli del denaro o non ne può avanzare rispetto a quanto speso, non può avere degli arrotondamenti nella divisione tra i partecipanti al viaggio. Tutto viene ripartito tra i partecipanti in misura precisissima, anche con le virgole dei centesimi. 

Il cassiere evidenzierà con chiarezza a fine viaggio i pagamenti o bonifici che dovrà ancora eseguire e verso chi e per quale spesa e le eventuali rate integrative che per effettuare questi bonifici dovrà ancora chiedere ai partecipanti, in funzione della loro adesione ad un’iniziativa particolare nel viaggio. Altri dovranno invece vedersi restituito ciò che non è stato speso.

Banale? Difficile? Perdonatemi, forse è troppo scolastico, ma credetemi, molti amministratori di condomini, non certo voi che ora leggete questo documento, ancora oggi non stendono questo stato della situazione cassa a fine viaggio, con le rate versate, le spese sostenuta e pagate o meno, l’elenco dei debiti aperti verso fornitori, l’elenco dei debiti verso i compagni di viaggio o i crediti per spese personali o partecipazioni a spese non previste o inizialmente programmate.

Comunque, crediti e debiti devono bilanciarsi, perché ciò che ho speso ha ridotto parallelamente la cassa. Ciò che devo ancora pagare o è ancora in cassa, o devo in parte ancora recuperalo precisamente dai partecipanti alla spesa. Ciò che avanza è perché non l’ho speso e devo restituirlo ai partecipanti, ad ognuno per la sua quota.

Avanzo? Cassa che squadra? Non esiste! Credetemi, nei condomini ciò non è ancora spesso ovvio, purtroppo.

Non capisco quindi il rimando di quell’amministratore alla casa di software, come da frase citata all’inizio di questo documento, forse deve ripercorrere il suo brogliaccio di viaggio, certo il programma della famosa casa di software non sbaglia, ma non dovrebbe nemmeno permettere facilmente di spabliare o “sbilanciare”.

L’esperto di condomini

Dott. Alberto Berger

  

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