condominio

Il portale WEB condominiale ed il suo valore probatorio

mercoledì 12 Febbraio , 2020

A cura del dott. Alberto Berger – consulente immobiliare IAD ed esperto in materia condominiale

La recente revisione sulle norma del condominio ha introdotto nel 2016 il diritto di chiedere da parte dell’assemblea condominiale all‘amministratore l’attivazione del portale WEB condominiale.

Vorrei oggi soffermarmi sul significato di questa novità introdotta, con un occhio di riguardo verso i contenuti pubblicati e la loro “validità“.

Molti condomini chiedono agli amministratori di pubblicare sul portale “tutti i preventivi“ che si raccolgono per opere o interventi da appaltare, che poi sono oggetto di discussione in assemblea per le delibere da assumere e molti software di gestione condominiale inseriscono tra le caratteristiche peculiari della loro offerta di “soluzioni” una “bacheca“, un “archivio documentale“, l’archivio delle fatture fiscali ricevute, connesse ai documenti ricevuti e l’archiviazione delle copie di cortesia, la visibilità della loro situazione rate, dei movimenti cassa, ecc.

Tutto ciò rappresenta la “trasparenza“ e la verifica possibile per i condomini, che la legge ha desiderato garantire.

Spesso il portale diventa anche il luogo dove intervengono i condomini stessi, come su un “social“ specifico condominiale con un dialogo visibile anche agli altri condomini ed anche all’amministratore.

Il portale contiene quindi non solo movimentazione contabile e documentazione relativa, ma anche prese di posizione, discussioni, ragionamenti, proposte e l’archivio di verbali assembleari, spesso anche con la gestione stessa delle assemblee e delibere ai vari punti dell’ordine del giorno.

Il portale diviene poi spesso anche il luogo dove si “certifica“ la ricezione dei documenti o delle convocazioni assembleari con gli allegati preventivi o bilanci e tale certificazione avviene tramite memorizzazione da parte di ogni condomino in lettura al documento con il suo account personale o con una risposta di lettura specifica: “ricevuto“.

Fin qui tutto chiaro.

Viene da chiedersi allora questo portale cosa rappresenta giuridicamente, se oggetto di pareri espressi, di certificazioni di lettura, di dialogo condiviso.

Cosa succede per esempio se l’amministratore contabilizza delle fatture, visibili con i relativi allegati anche da parte dei condomini.

Innanzitutto questa potenzialità assume ancor più valore se più o meno avviene „in tempo reale“ e cioè se l’amministratore aggiorna la contabilità entro i 15 giorni previsti dalle norme e comunque nei tempi contabili per le scadenze die versamenti ritenute, o se la contabilizzazione di rate pagate da parte dei condomini e quindi il saldo della propria posizione diventa visibile sul portale condominiale anche come “avviso di scadenza“.

Tutto il significato del portale si perde, se manca un significato legato al servizio e cioè una fruibilità a dati “aggiornati“.

Proviamo però anche ad osservare il tema da un’altra ottica.

Strumenti di comunicazione condivisa, come il portale condominiale, hanno un significato anche di “pubblicità“ di un’offerta, intesa come quell’offerta di un prodotto in un negozio con un prezzo in vetrina?

L’offerta pubblica ha un valore riconosciuto dalla legge in una compravendita.

Se quindi i condomini possono accedere tramite il portale alle offerte pubblicate e prendono decisioni in base a questa “visibilità“, i prezzi contenuti valgono come “offerta“ pubblica?

Proviamo a ragionare ancora più nello specifico: se un amministratore pubblica anche la propria offerta di prestazioni “ordinarie“ presentata alla sua nomina ed in aggiunto il suo listino delle attività “straordinarie“, misurabili a consuntivo, tale offerta è “pubblica“? Si può “trasparentemente“ dare per nota, ancorché richiamata nell’offerta per le attività ordinarie di gestione, per tutto quanto non compreso in tale offerta?

Se i condomini, che hanno ottenuto questa “trasparenza“, mediante pubblicazione tempestiva sul portale della prima “offerta“ da parte dell’amministratore del proprio listino prestazioni straordinarie, possono a posteriori, alla contabilizzazione “trasparente“ visibile sul portale, confutare la stessa per le attività “straordinarie“, come se “non fosse conosciuto o non noto il listino“, del costo per esempio di vacazioni, assemblee straordinarie, corrispondenza ai condomini, uscite notturne per emergenze, pratiche amministrative o fiscali particolari?

Ed ancora, cosa succede se un amministratore viene rimosso dal suo incarico e viene chiuso il portale con questa documentazione importante, si pensa alla perdita di questo importante strumento anche probante la trasparenza, la conoscenza da parte die condomini, per lettura, per interventi puntuali, per dialogo con l’amministratore?

E‘ un tema importante da focalizzare, specialmente se la legge prevede il portale come possibile “obbligo“ per l’amministratore, ma va compreso anche il significato ed il valore di ciò che viene gestito sul portale e non più su comunicazioni e-mail.

Se il portale non assume anche un valore “probante“, se può esser “volatile“, oggi esserci e domani essere chiuso, diventa importante scegliere lo strumento che possa rimanere nel tempo, anche per 10 anni, raccolta civilisticamente valida di consapevolezza e decisioni.

E‘ un tema che va sviluppato a nostro avviso anche specificando meglio il ruolo di questi portali ed il valore anche giuridico, oltre ad obblighi di conservazione delle informazioni ivi gestite.

In un’azienda, il patrimonio di corrispondenza ha un valore legale, si pensi ad un fallimento, si pensi a verifiche fiscali, ecc.

In un’azienda vi sono le “norme minime di sicurezza“ per i sistemi informatici anche ai fini della privacy e della garanzia dei dati da attacchi da virus, da perdite, quindi obblighi a copie giornaliere di sicurezza.

E nei condomini? Che obblighi si assume l’amministratore di dover garantire la continuità di accesso ad informazioni “gestite“ anche con la collaborazione die condomini?

Ho sollevato il tema, ma va a nostro avviso approfondito anche da parte di norme oggi da perfezionare.

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