amministratori di condominio

Il passaggio di consegne tra amministratori in un condominio

venerdì 19 Febbraio , 2021

a cura del dott. Alberto Berger – esperto nel mondo dei condomini

Il momento del passaggio delle consegne tra un amministratore uscente ed il nuovo in un condominio è un momento particolarmente delicato e non proprio così scontato, come spesso si vuole ritenere.

Sempre più oggi gli amministratori dei condomini sono legati insieme in associazioni territoriali di categoria, si frequentano in corsi di formazione ed aggiornamento e si instaura una prassi collaborativa, dove si prende atto anche di un naturale movimento nel mercato, dove oggi tocca all’uno, domani all’altro.

E’ prassi quindi che nella professionalità vi sia collaborazione, ma non sempre è così e quindi è importante semplicemente ancorarsi con responsabilità alle norme di legge e a puntuali verifiche, proprio nel momento del “passaggio delle carte”.

L’obbligo di restituzione di tutti i documenti e le informazioni inerenti alla gestione del condominio, trova la sua fonte nel contratto con il condominio riconducibile alla figura del mandato. L’art. 1129 del Codice civile stabilisce espressamente che “Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condòmini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi”.

L’amministratore, quindi, è un semplice custode della documentazione che appartiene esclusivamente al condominio.

Nella pratica, quindi è utile rifarsi ad un modello normativo sul  passaggio di consegne che prevede che si stenda un elenco di tutti i documenti condominiali detenuti dall’amministratore sostituito che vengono consegnati al subentrante.

Molte volte, proprio in sede di passaggio delle consegne, sussiste una certa difficoltà a identificare gli atti e i documenti che necessariamente devono essere consegnati, non essendovi una elencazione tassativa cui far riferimento, ma vediamo di chiarire con questo mio intervento oggi.

Il mondo documentale legato alla vita di un condominio normalmente è raccolto in questi momenti di passaggio, in scatoloni, dove spesso i documenti sono stati tolti dai costosi classificatori e legati insieme da fascette o elastici.

Ogni volta che mi trovo di fronte a queste situazioni, mi viene da sottolineare la necessità di norme necessarie a regolare questi aspetti e ricordo come in Europa sia stato definita da leggi l’introduzione del fascicolo del fabbricato, che in Italia è stato prima recepito come necessità da una legge che ha ratificato le disposizioni europee e poi tale legge è stata ritenuta incostituzionale nel 2012, dopo circa 10 anni dalla sua definizione.

Il Fasciolo del Fabbricato è stato criticato per la possibile onerosità per i proprietari e le amministrazioni e (addirittura) per le perdite di valore che potrebbero coinvolgere l’immobile schedato.

Ciò perché tale fascicolo, andava a costituire un così detto certificato dello stato del fabbricato, in termini di progetto, si autorizzazioni amministrative, di certificazione impianti e sicurezza, di interventi straordinari avvenuti, di contratti di manutenzione in essere, di assicurazioni in essere, ecc., ma gli amministratori condominiali non volevano gravarsi di altri obblighi anche complessi, che spiegavano ai condòmini rappresentare anche un gravame in termini di costi.

Un onere per gli amministratori, ma anche una fotografia ed un concentrato del valore in termini di garanzia e sicurezza per proprietari attuali e futuri ed un chiaro orientamento per un amministratore, che trova tutto concentrato in un unico modello di raccolta di ciò che è importante.

In questa raccolta si perde infatti il riferimento all’esercizio contabile (ed al classificatore di raccolta dei documenti relativi), per arrivare al concetto di una raccolta “patrimonio” importante che accompagna lo stabile, quasi come un “pedigree”.

La due diligence è un processo che in un’azienda è fondamentale di acquisizione di dati economici organizzato per dare informazioni ai proprietari delle aziende.

Tale concetto è stato riportato anche nel mercato immobiliare dove è sempre più diffusa la pratica della Due Diligence immobiliare, durante le trattative di acquisto di un immobile, per verificare prima di procedere con le offerte, che l’acquisto non nasconda sgradite sorprese. Per essere certi di fare un buon affare è sempre bene non comprare a “scatola chiusa” ma affidarsi a dei professionisti.

La Due Diligence immobiliare è l’indagine completa su un immobile o su un patrimonio immobiliare. Raggruppa tutte le notizie che è bene che il compratore conosca prima di procedere con l’acquisto.

Contribuisce inoltre a velocizzare i tempi di compravendita, raccogliendo in anticipo tutte le informazioni utili alla transazione.

La Due Diligence immobiliare conferisce il giusto valore all’immobile/patrimonio immobiliare, ne fa un’analisi completa dal punto di vista edile, urbanistico, ambientale, ne evidenzia la conformità urbanistica e catastale, toglie ogni dubbio sull’esistenza o meno di vincoli, di ipoteche o di servitù e chiarisce a chi vada attribuita la proprietà.

Si comprende bene quindi che questa due diligence necessaria ad un condòmino che compera un’unità immobiliare in un condominio o che la vende, può validamente essere coincidente con parte della documentazione di un ordinato fascicolo del fabbricato condominiale.

Similarmente in un condominio, come di fatto prevedeva la costituzione del fascicolo del fabbricato, questa due diligence, sarebbe molto utile, specialmente in un cambio di amministrazione, perché si porterebbe avanti un patrimonio informativo certificato, che mantiene un’uniformità nel tempo.

La traduzione di questi concetti nel mondo digitale nelle amministrazioni condominiali ha trovato una risposta proprio nella soluzione che la nuova legge sui condomini del 2016 ha introdotto con il così detto sito Web condominiale, che diventa obbligatorio se i condomini lo chiedano.

In queste soluzioni, è normale che siamo presenti aree di archiviazione, dove in forma organizzata è possibile quindi raccogliere e rendere visibili a tutti i condomini sempre, i documenti importanti della vita condominiale, sia quelli relativi alla contabilità degli esercizi, sia quelli legati alla vita del condominio, quindi bilanci di esercizi consuntivi, verbali, piani rate, regolamenti, ma anche assicurazioni, preventivi e contratti, licenze amministrative, verbali di collaudi ecc.

Ecco che tronando al passaggio di consegne tra amministratore uscente ed entrante, il dovere di diligenza imporrebbe all’amministratore di restituire tutta la documentazione in suo possesso, compresa quella ricevuta dal precedente amministratore.

Volendo comunque stilare un breve vademecum si potrebbe prendere spunto dall’Ordinanza emessa dal Tribunale di Palermo in data 28 gennaio 2014, ove il Giudice adito non si è limitato ad “ordinare” ad un ex amministratore di consegnare al Condominio “tutta la documentazione”, ma ha identificato quanto materialmente dovuto.

In particolare, è stato fatto obbligo all’amministratore uscente di consegnare i seguenti atti e documenti:

  • ultimo bilancio approvato, con reso conto successivo sino al passaggio delle consegne;
  • registro anagrafe condominiale;
  • tabelle millesimali e regolamento condominiale;
  • chiavi e timbri del condominio;
  • registri dei verbali di assemblea;
  • contratti con le ditte fornitrici e relative fatture (luce, acqua, manutenzione ascensore, pulizia scala, autoclave, ecc.);
  • libretti di esercizio e documentazione relativa agli impianti comuni;
  • codice fiscale del condominio;
  • passaggio del conto corrente e/o dei conti correnti condominiali e chiavi di accesso on line;
  • polizza di assicurazione del fabbricato;
  • certificato di prevenzione incendi;
  • eventuali contratti di appalto opere straordinarie, stato di avanzamento lavori, certificato di collaudo e di esecuzione a regola d’arte dell’opera;
  • disciplinare d’incarico con il direttore dei lavori;
  • atti giudiziari per i contenziosi che hanno medio tempore coinvolto il condominio;
  • certificazione del modello 770, nonché la comunicazione all’anagrafe tributaria dell’ammontare dei beni e servizi, anche per l’amministratore cessato dalla carica per il suo subentro;
  • documentazione di chiusura cassa;
  • ogni altra documentazione condominiale di carattere contabile o amministrativo necessaria o utile alla prosecuzione della gestione corrente”.

Vi è da dire che la stessa nuova legge in materia condominiale del 2016, elenca ciò che quindi è obbligatorio aver introdotto e quindi sempre avere aggiornato ed infine passarsi tra un amministratore e l’altro nel tempo.

  • a) registro di anagrafe condominiale;
  • b) registro dei registro verbali delle assemblee;
  • c) registro di nomina e revoca dell’amministratore;
  • d) registro di contabilità.

Responsabilità

Il passaggio di consegne è un momento delicato non soltanto per gli adempimenti ed obblighi che comporta ma anche e, soprattutto, per le responsabilità che il mancato rispetto dei suddetti obblighi e adempimenti può comportare.

La responsabilità civile può configurarsi sia come responsabilità contrattuale, qualora venga contestato il mancato adempimento degli obblighi che discendono dal contratto di mandato, sia come responsabilità extra contrattuale per danni che possono esser derivati al condominio.

La consegna della documentazione da parte dell’amministratore di condominio, senz’ombra di dubbio incide sulla proprietà condominiale impedendone la corretta gestione ed amministrazione.

Chi subentra

Fin ora si è parlato delle responsabilità dell’amministratore uscente, ma anche l’amministratore entrante è esente da obblighi è responsabilità.

Qualora quest’ultimo non si attivasse per recuperare la documentazione, con la stessa precisione e dettaglio relative all’elenco sopra citato,  potrebbe essere soggetto a propria volta ad azione di responsabilità.

L’obbligo di diligenza del mandatario gli impone l’onere di agire in ogni modo possibile per entrare in possesso delle carte che costituiscono il presupposto per eseguire correttamente i compiti che la legge gli assegna quali, ad esempio, l’esecuzione degli adempimenti fiscali previsti dall’art. 1130 comma 1 n. 4 e la conservazione della documentazione previsto dall’art. 1130 comma 1 numero 8. In caso contrario dovrà rispondere per i pregiudizi ed i danni che potrebbero derivare al condominio a causa della sua inerzia o  delle sue omissioni.

Dott. Alberto Berger
Consulente immobiliare IAD ed esporto in materia condominiale

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