Leggi e normative

Condomini: una proposta di legge – al cambio di amministratore una verifica contabile e due diligence

lunedì 22 Febbraio , 2021

di Alberto Berger – esperto in materia condominiale

Le leggi attuali che regolano la vita dei Condomini, ancor più dopo la recente revisione delle norme, hanno configurato meglio sia le caratteristiche professionali di formazione ed aggiornamento continuo dell’amministratore, ma anche, di conseguenza, dietro alla professionalità della figura, imposto la necessaria garanzia del proprio operato, la maggiore consapevolezza sulle responsabilità, la copertura assicurativa professionale ecc.

Ho di recente pubblicato un articolo che tratta il tema del “passaggio di consegne” da un amministratore uscente ad un novo amministratore (https://www.condominio.it/2021/02/19/il-passaggio-di-consegne-tra-amministratori-in-un-condominio.html) ed accennato al fatto che questo passaggio, con la crescita delle associazioni di amministratori condominiali, è accompagnato, oltre da ovvie e note norme di legge, anche da una collegialità professionale di categoria o ancor più di appartenenza ad un’associazione comune, dove il famoso “passaggio” viene reso il più semplice ed indolore possibile, senza quindi ostruzionismo.

Ciò è ovviamente sempre auspicabile, corretto e giusto, anche professionalmente.

Un dato però di fatto è che la tenuta contabile oggi nei condomini, appare sempre ancora essere di una “contabilità semplificata”, dove ovviamente non esiste una specularità in ogni registrazione, tra movimento di costo e sua altra faccia patrimoniale, cioè il sorgere di un debito nei riguardi del fornitore, che spesso si porta dietro poi anche per il pagamento, la corretta rilevazione della ritenuta d’acconto, del codice tributo, ecc.

Vi sono poi altre tematiche che ho toccato nel mio recente articolo, sulla contabilità per cassa o per competenza (vedi mio libro: https://www.amazon.it/CONDOMINIO-PILLOLE-voce-dellesperto/dp/B08TQCJ6CW/ref=sr_1_4?__mk_it_IT=%C3%85M%C3%85%C5%BD%C3%95%C3%91&dchild=1&keywords=alberto+berger&qid=1613808921&s=books&sr=1-4)  e qui credo che si debba proporre che la legge imponga il criterio di una contabilità per competenza, nella quale la rilevazione di un costo è legata al periodo al quale il costo si riferisce per la tipologia della fornitura, ma dove tale costo è legato ad una fattura che può essere saldata in tempi successivi, con il sorgere quindi da subito in contabilità di un “trasparente” debito, fin dal periodo della contabilizzazione del costo mediante registrazione della fattura.

Sempre dal lato dei costi, la proposta di legge fondamentale potrebbe essere quella di obbligare anche nei condomini a recepire le fatture in formato elettronico.

Alcuni software di gestione dei condomini sono già oggi così di relazionare in automatico dalla voce di addebito in fattura, l’addebito sul conto di costo specifico per il condominio, leggendo dal formato elettronico (XML) le descrizioni, che permettono questa associazione (vedi POD contatore energia, codice contratto, ecc. ).

Ulteriore immediato vantaggio sarebbe la possibilità di una immediata archiviazione documentale sia in formato ASSOSOFTWARE, quindi non XML e quindi leggibile in maniera standard della fattura, sia la copia di cortesia allegata in formato PDF.

Ecco che anche qui la proposta di legge sarebbe importante: fattura elettronica con formato PDF di cortesia allegato.

Anche dal lato dell’incasso dai condòmini delle rate condominiali, non è ancora molto chiaro che ogni rata prevista dal bilancio preventivo segna il sorgere di un credito preciso, con un importo preciso, con una scadenza precisa, quasi sempre anche specifica per le varie unità immobiliari se distinte, coma appartamento, cantina, garage e che il rispetto delle condizioni di pagamento deliberate dalle assemblee, non può che essere verificato da un amministratore attento, aggiornato, come dice la legge nel tempo di due settimane, con attribuzione quindi specifica alla rata della chiusura con i versamento della stessa.

Anche qui la proposta di legge dovrebbe riguardare l’emissione delle rate, per così dire in modalità elettronica (vedi moduli freccia o simili forme), con un pagamento quindi correlato ed un’acquisizione/contabilizzazione dei movimenti banca, in forma telematica.

Molti software applicativi per amministrazioni condominiale già propongono novità importanti in questo senso.

Va sottolineato come proprio questi aspetti, per così dire delle criticità finanziarie nei condomini per ritardi negli incassi di rate, danno possibilità per legge, ai fornitori che vantano crediti insoluti, di chiedere all’amministratore l’elenco de condòmini in ritardo con il versamento delle rate condominiali, per agire per il recupero del loro credito nei riguardi del condominio, coinvolgendo nella loro azione anche  direttamente i condòmini insolventi.

Si capisce chiaramente quindi che anche la contabilità degli incassi deve essere strettamente legata alle rate, per determinare la precisa insolvenza anche del condòmino.

Anche qui la proposta di legge dovrebbe essere: il vincolo tra rata con importo e scadenza e certificazione del suo pagamento attraverso l’acquisizione telematica dei versamenti elettronici bancari.

Non dimentichiamoci in questo passaggio tra una gestione e l‘altra, laddove avviene un cambio di amministratore anche il tema di tutto l’archivio dei documenti fatture digitali.

Qui molti software speciali per gestione condominiale (vedi www.condomani.it) offrono al condominio di intestare la licenza del software (spesso applicativi del tutto WEB, con portali direttamente accessibili da tutti i condomini, compresa la contabilità e la visibilità delle fatture) direttamente al condominio.

Strada che proponiamo per legge possa essere così indicata e cioè che il software e gli archivi del portale condominiale rimangano di proprietà del condominio (anche solo in consultazione) al cambio dell’amministratore. Strada questa che aprirebbe il mercato la strada necessaria standardizzazione dei software, nelle modalità di gestione della consultazione WEB in rete. Del resto le fatture XML trasmesse dall’SDI e nel cassetto fiscale sono già uno standard, perché quindi non avere il cassetto fisale direttamente come via di transito di questi archivi XML tra gestionali?

Come si sa anche la fatturazione elettronica ha standardizzato e certificato la qualità delle anagrafiche, dei codici tributo, di causali ritenute, ecc. creando un patrimonio uniforme.

Infine,  last but not least , specialmente al passaggio di consegne tra amministratori alla fine del mandato, dovrebbe essere obbligatorio poter trasferire la contabilità in forma elettronica da un amministratore all’altro, da un gestionale all’altro, specialmente per tutti gli aspetti patrimoniali legati alla fine di un esercizio ed alla riapertura del nuovo, con il dettaglio delle risorse finanziarie, ma anche dei crediti nei riguardi dei condomini ed i debiti nei riguardi dei fornitori.

Un aspetto per nulla complicato e quindi la proposta di legge dovrebbe essere così formulabile: certificazione elettronica di situazione patrimoniale di fine esercizio con dettaglio crediti e debiti, dettaglio di risorse e tracciato di trasferimento ad altro gestionale, con standard quindi definito per le integrazioni tra gestionale

Il tutto corredato di report standard ed archiviazione sul libro giornale come operazioni di chiusura patrimoniale e riapertura, ad ogni cambio di esercizio o trasferimento.

Sempre ancora come proposta di legge, il registro delle certificazioni su impianti e sulla sicurezza, con collaudi iniziali e periodici, anche questo con codifica standard degli adempimenti previsti da normativa e invio telematico ad organi di controllo. Mettiamoci pure anche una standardizzazione di una rilevazione dei consumi energetici e dei livelli di CO2 da caldaie, come comunque già oggi presenti sulle apparecchiature di controllo degli spazzacamini. Anche qui un travaso telematico sarebbe semplice (chiavetta USB da spazzacamino o invio telematico).

Se mi si chiede come dal punto di vista informatico tutto ciò si può fare, non mi tiro certo indietro nel farlo.

Conclusione: proposte fattibili, due diligence necessaria

Quindi la proposta di legge di modifica/integrazione delle norme attuali sul condominio ( legge 220/2012 – Riforma del condominio) potrebbe contenere:

  • Criterio di una contabilità per competenza nei condomini
  • Recepire le fatture in formato elettronico da SDI, cassetto fiscale, hub fiscali
    • Formato XML – grafica Assosoftware-Assoinvoice – formato fattura PDF di cortesia allegato in XML
  • Acquisizione documenti bancari in formato CBI con certificazione incassi rate condomini e pagamenti
    • Flusso telematico incassi con modulo Freccia o pagamenti elettronici condòmini
    • Associazione in contabilità a rata di scadenza saldata (vedi  numero elettronico rata)
  • Archivio documentale WEB condominio di proprietà del condominio
    • Formato normalizzato
    • Archiviazione documenti fatture XML e PDF (accesso o sincronizzazione con cassetto fiscale)
    • Anagrafica fornitori aggiornata da XML fatture elettroniche
  • Certificazione elettronica bilancio esercizio e stato patrimoniale e libro giornale
    • Firma digitale
    • Stato patrimoniale standardizzato per archiviazione telematica
    • Elenco dettagliato debiti e crediti fine esercizio
    • Anagrafiche condomini e fornitori con dati fiscali (codice fiscale – partita IVA)
    • Standard interscambio situazioni patrimoniali a cambio amministratore
    • Standard interscambio unità condominiali e proprietari
      • Dati catastali
      • Dati anagrafici (proprietari, usufruttuari, conduttori, locatari)
  • Libro condominiale cartificati
    • Abilitazione
    • Sicurezza impianti
    • Manutenzioni periodiche
      • Dati consumi energetici
      • Emissioni CO2
      • Segnalazione parametri “non normali” emissioni e consumi
      • Invio telematico
      • Standardizzazione codici impianti, sicurezza, manutezoni

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