Ecco i documenti per amministrare un Condominio e quindi ha a che fare con la convivenza, i regolamenti, i rapporti di vicinato e il buon senso. Con più di quattro unità immobiliari il codice civile obbliga all’intervento di un amministratore ( Il primo comma dell’art. 1129 c.c. recita: “Quando i condomini sono più di quattro, l’assemblea nomina un amministratore. Se l’assemblea non provvede, la nomina è fatta dall’autorità giudiziaria, su ricorso di uno o più condomini.”) che può essere uno dei proprietari o un “professionista” esterno. Sì perché non serve un titolo di studio o una particolare abilitazione per fare l’amministratore di condominio: è sufficiente che l’assemblea dei condòmini, che rappresenta la maggioranza dei millesimi di proprietà, decida per quella determinata persona che questi, se concorda, diventa l’amministratore del condominio. L’art. 1136, terzo comma, c.c. ci dice che per la nomina dell’amministratore sono necessari i quorum di cui al secondo comma dello stesso articolo, vale a dire la maggioranza degli intervenuti all’assemblea che rappresentino almeno 500 millesimi.
E allora ecco di seguito i documenti che chiunque assuma questo ruolo deve procurarsi per poter amministrare al meglio il palazzo:
a) Condòmini – Elenco aggiornato dei condòmini, loro residenza e codice fiscale e, ove possibile, una copia degli atti di acquisto ed individuazione catastale delle singole unità immobiliari di ciascuno di essi;
b) Regolamento – Regolamento di condominio. L’amministratore deve conoscere il regolamento poiché è impossibile una corretta amministrazione se si ignorano i patti e le norme in esso contenute;
c) Millesimi – Tabelle millesimali di comproprietà, rilevabile dal regolamento di condominio, oppure dal verbale di assemblea che approvò tale tabella, oppure dalle quote attribuite dagli atti di acquisto delle singole unità immobiliari;
d) Parti comuni – Inventario delle parti e impianti comuni che, qualora non esistesse al momento dell’assunzione del mandato ad amministratore, sarà bene effettuare seguendo la traccia offerta dall’art. 1117 cod. civ. e in seguito inventariando materialmente i mobili e gli attrezzi in consegna al portiere, la consistenza dei macchinari e degli impianti adibiti a servizi comuni, degli arredi e corpi illuminanti le parti comuni ecc.
e) Convenzioni – Atti e contratti, convenzioni ecc. riguardanti le parti comuni dell’edificio come per esempio le convenzioni di cortile (comunioni, servitù ecc.) con le proprietà limitrofe e col Comune oppure riserve di diritti al costruttore ecc.
f) Verbali – Registro dei verbali dell’assemblea sottoscritti dal presidente e dal segretario ove occorre e in caso di innovazioni o transazioni sottoscritto da tutti i condomini intervenuti;
g) Convocazioni – Ricevute degli inviti alle assemblee e ricevute relative agli invii di verbale di assemblea ai condomini;
h) Contabilità – Libro giornale per le entrate e per le uscite;
i) Portiere – Contratto di assunzione del portiere (ove sia prevista la presenza di codesta figura) relativo di tutta la documentazione concernete il rapporto di lavoro e le assicurazioni obbligatorie.
j) Ascensore – Contratto per la manutenzione dell’ascensore con la ditta interessata;
k) Utenze – Contratti e ricevute di pagamento di acqua, gas, occupazione suolo pubblico ecc.;
l) Assicurazioni – Contratto di assicurazione dello stabile;
m) Certificazioni – Dichiarazione di conformità alle norme del D.P.R. 6 giugno 2001, n. 380 art. 107 e seguenti, legge n. 46 del 1990 sulla sicurezza degli impianti;
n) Fiscale – Documentazione connessa col ruolo di sostituto d’imposta del condominio;
o) Codice – Codice fiscale del condominio;
p) Autorizzazioni – Permesso di costruire e planimetrie relative alla costruzione dell’edificio;
q) Impianti – Planimetrie degli impianti di fognatura, riscaldamento, acqua, gas, elettricità, ascensori, antincendio ecc.
