Consigli utili per favorire la partecipazione dei condomini
Nel nostro primo articolo (pubblicato il 21 gennaio scorso) avevamo evidenziato come in tempo di Covid le necessità di distanziamento sociale ed isolamento fiduciario delle persone avessero favorito la introduzione nel mondo del condominio la possibilità di svolgere le adunanze in modalità remota, ovvero gli indubbi vantaggi.
In questo articolo elenchiamo alcuni consigli operativi per favorire la partecipazione attiva e proficua alla discussione e per giungere ordinatamente alla sintesi deliberativa, a nostro parere legalmente opponibile.
Le assemblee da remoto
Innanzitutto ricordiamo che la possibilità di condurre assemblee in remoto deve essere preventivamente accettata dalla maggioranza qualificata di legge. Sul punto l’amministratore potrebbe opportunamente proporre una modifica regolamentare che possa prevedere perennemente la modalità in remoto ( o mista come vedremo in seguito) senza così più dover ogni volta preoccuparsi di avere la preventiva accettazione da parte della maggioranza qualificata.
La convocazione dell’assemblea
Nella lettera di convocazione consigliamo allegare una dichiarazione personale che ogni partecipante dovrà preventivamente sottoscrivere e nella quale si impegna sul proprio onore a rispettare una serie di comportamenti atti a garantire una ordinata discussione ed il necessario confronto, quali per esempio:
- il rispetto di un tempo massimo per ogni intervento ( 1 min circa ),
- il riconoscimento al presidente del ruolo di moderatore,
- il divieto di video registrare (anche nel rispetto della Privacy),
- l’obbligo di assumere una comportamento civile ed un vestiario consono alla situazione,
- la partecipare da remoto in luogo riservato tale da garantire la riservatezza delle discussioni,
- la partecipazione con la videocamera sempre accesa garantendo la stabilità della comunicazione.
Ovviamente la stanza virtuale sarà prenotata dall’amministratore che avrà cura di inserire nella lettera di convocazione:
- il link dedicato,
- la piattaforma più idonea,
- il codice stanza
- la password di accesso.
Lo svolgimento dell’Assemblea
All’apertura della assemblea l’amministratore del condominio sarà anche l’amministratore della stanza e dovrà quindi autorizzare l’entrata da parte dei richiedenti. Seguirà la richiesta di nomina del presidente, del segretario e l’appello nominale degli intervenuti per la verifica del quorum costitutivo. Ricordato ai partecipanti il contenuto della dichiarazione personale per la partecipazione, il presidente potrà procedere con la discussione dei vari ordini del giorno. Il segretario dovrà quindi condividere il proprio schermo (funzione attivabile dell’amministratore della stanza) e procedere alla stesura del verbale contestualmente allo svolgersi della assemblea. Consigliamo di scansionare in formato pdf in anticipo eventuali deleghe pervenute e i documenti notificati per poterli comodamente ed utilmente condividere con i partecipanti. Assai utili gli strumenti disponibili nella piattaforma (alzata di mano, chat, lavagna, etc). In particolare la chat per lasciare memoria di eventuali condomini che entrano dopo la costituzione o escono durante la discussione, ovviamente sempre previo avviso al presidente per la modifica dei quorum deliberativi.
Fine dell’Assemblea
Al termine della assemblea il segretario dovrà inviare in formato PDF il verbale al presidente per la sottoscrizione, ma già riportando in calce l’avvenuta contestuale stesura, per la successiva allegazione al libro dei verbali.
Per la firma del verbale potrebbe essere utile il sistema di firma digitale con OTP temporaneo. L’esperienza accumulata in periodo di Covid ha inoltre suggerito anche la possibilità di una soluzione mista, ovvero la possibilità per i convocati di partecipare o da remoto o in presenza presso luogo fisico che ovviamente dovrà essere dotato di un sistema di video ripresa di buona qualità. Essendo materia essenzialmente nuova per il condominio dovremo comunque attendere che la giurisprudenza intervenga nel tempo dando ulteriori indicazioni su ciò che potrà e dovrà essere fatto per la regolarità della modalità remota. In ogni caso è ormai strumento irrinunciabile per l’amministratore del condominio.
Suggeriremmo alcuni protocolli per la partecipazione attiva e consapevole, con alcuni suggerimenti per condurre l’assemblea e gestire le formalità (la registrazione dei partecipanti, la gestione degli interventi, l’uscita dalla assemblea, la compilazione e sottoscrizione del verbale, i commenti, gli interventi, etc) –
